Datenschutzerklärung

Informationen zur Datenverarbeitung gemäß DSGVO – gilt für die BriefAsist-App (Android, iOS) und die Web-Anwendung.

1. Verantwortlicher

Dotcase – Özgür Kadir Taskesen

Schwalbenweg 18

31582 Nienburg (Weser), Deutschland

E-Mail: info@briefasist.com

Website: https://briefasist.com

Ansprechpartner für Datenschutzfragen: Özgür Kadir Taskesen, erreichbar unter der genannten E-Mail-Adresse.

2. Welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten

Je nach Nutzung verarbeiten wir folgende Daten:

• Konto- und Anmeldedaten: E-Mail-Adresse, Authentifizierungskennungen und technisch geschützte Passwortprüfwerte; bei Anmeldung über Google die übermittelten Identitätsdaten.

• Freiwillige Profildaten: Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Anschrift, Bundesland, Telefonnummer, Behörden- und Kundennummern sowie Angaben zu von Ihnen eingetragenen Familienmitgliedern.

• Dokumente und Arbeitsergebnisse: hochgeladene Fotos und PDF-Dateien, erkannte Texte, Dokumentanalysen in den von Ihnen angeforderten Sprachen, vorgeschlagene Handlungsschritte und Fristen, Entwürfe, Formularangaben, Unterschriften und erzeugte PDF-Dateien.

• Dokument- und Vorgangsdaten: Ordner und Dokumentzuordnungen, Bearbeitungsstatus, Erinnerungsdaten, Benachrichtigungseinstellungen, ausgeblendete Dashboard-Hinweise und manuelle Korrekturen.

• Gesprächsdaten: Ihre Fragen und erforderliche Teile des laufenden Gesprächs; bei gesondert aktivierter Erinnerung zusätzlich gespeicherte Fragen, Antworten und Kontextinformationen gemäß Abschnitt 5.

• KI- und Credit-Nutzungsdaten: beanspruchte Funktionen, Credit-Salden, Reservierungen, Buchungen und gegebenenfalls Plus-Zuteilungen.

• Zahlungs- und Abonnementdaten: Produkt, Preis, Kaufzeitpunkt, Transaktionsreferenz, Zahlungsstatus, Bezugsplattform, Abonnementstatus und Ihre Erklärung zum sofortigen Beginn der Leistung. Vollständige Kartendaten werden von den jeweiligen Zahlungsdienstleistern verarbeitet.

• Einwilligungsnachweise: Fassung, Zeitpunkt, Sprache und Plattform Ihrer Erklärungen.

• Push-Daten: Geräte-/Push-Token, Plattform, Sprache und gewählte Nachrichten- beziehungsweise Fristenerinnerungen.

• Technische Daten: für Betrieb, Fehlerbehebung und Missbrauchsschutz erforderliche Verbindungs- und Anfragedaten. Hosting-Anbieter können eigene Zugriffsprotokolle führen.

• Lokal gespeicherte Daten: Sitzung, Sprache, Design und erforderliche Zwischenspeicher oder Entwürfe.

Hochgeladene Behördenbriefe können besonders sensible Angaben enthalten, insbesondere Gesundheitsdaten oder weitere besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO. Für die Verarbeitung solcher Dokumente bitten wir vor dem Hochladen gesondert um Ihre ausdrückliche Einwilligung.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Für die Bereitstellung des Benutzerkontos, der Brief- und Formularfunktionen, der Cloud-Speicherung, der KI-Analyse, der Fristenverwaltung und der erworbenen Leistungen verarbeiten wir Daten grundsätzlich zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Freiwillige Einwilligungen stützen die jeweils ausdrücklich bezeichneten zusätzlichen Verarbeitungen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), insbesondere die optionale Gesprächserinnerung und gewählte Benachrichtigungen. Für besondere Kategorien personenbezogener Daten in hochgeladenen Dokumenten holen wir Ihre ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO ein.

Freiwillige Profilangaben verwenden wir für die von Ihnen gewählte Vorbelegung offizieller Formulare. Sie können diese Angaben bearbeiten oder löschen.

Gesetzlich notwendige Abrechnungs- und Nachweisdaten verarbeiten wir zur Erfüllung rechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Für die Begrenzung wiederholter kostenloser Nutzung und die Abwehr von Zahlungsbetrug verarbeiten wir die in Abschnitt 10 beschriebenen Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die jeweilige Rechtsgrundlage richtet sich nach der konkreten Funktion. Das Bestätigen dieser Datenschutzerklärung ersetzt keine gesondert erforderliche Einwilligung.

4. Dokumente, Texterkennung und künstliche Intelligenz

Bei einer von Ihnen gestarteten Dokumentenanalyse werden die für die Auswertung erforderlichen Inhalte an die Claude API von Anthropic übermittelt. Je nach Verarbeitungsschritt umfasst dies hochgeladene Bilder oder PDF-Dateien oder bereits erkannten Text. Die Auswertung kann Zusammenfassungen, vollständige Übersetzungen, Handlungsanforderungen, Dokumenttypen, Fristen und im Schreiben genannte Formulare umfassen.

Soweit Google Cloud Vision für die Texterkennung eingesetzt wird, erhält dieser Dienst die erforderlichen Dokumentseiten. In diesem Ablauf wird der erkannte Text an Claude zur strukturierten Auswertung weitergegeben; die Bilder werden nicht zusätzlich an das Sprachmodell gesendet.

Eine erneute Analyse in einer anderen Sprache wird nur nach Ihrer entsprechenden Aktion ausgelöst. Bereits gespeicherte Sprachfassungen bleiben erhalten, solange das zugehörige Dokument gespeichert ist.

Für die Formularvorbelegung können Ihre gespeicherten Profildaten und bestätigten Angaben verwendet werden. Automatisch erkannte Inhalte sind Vorschläge, die Sie überprüfen und bestätigen sollten.

Wenn Sie eine KI-gestützte Briefvorbereitung oder Formularhilfe starten, werden die hierfür erforderlichen von Ihnen eingegebenen Angaben und ausgewählten Kontextinformationen ebenfalls an die Claude API übermittelt. Vorschläge und Übersetzungen müssen von Ihnen überprüft werden; manuelle Eingaben allein lösen keine KI-Anfrage aus.

BriefAsist verwendet Nutzerdokumente nicht zum Training eigener KI-Modelle. Für die Verarbeitung durch Anthropic gelten die Bedingungen des kommerziellen API-Dienstes unter https://www.anthropic.com/legal/commercial-terms und die dort einbezogenen Datenschutzvereinbarungen. Informationen zur gegebenenfalls eingesetzten Texterkennung stehen unter https://cloud.google.com/vision/docs/data-usage. Eine ausschließlich europäische Verarbeitung oder besondere Aufbewahrungsvereinbarung wird nicht zugesichert, sofern sie nicht ausdrücklich vereinbart ist.

Die KI trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO. Ergebnisse sind Hilfestellungen und müssen bei wichtigen Angelegenheiten anhand der Originalunterlagen geprüft werden.

5. KI-Assistent und optionale Gesprächserinnerung

Bei der Nutzung des Bürokratie-Assistenten werden die aktuelle Frage und erforderliche Teile des laufenden Gesprächsverlaufs zur Antworterstellung an die Claude API von Anthropic übermittelt. Der Assistent erklärt Verwaltungsabläufe und ersetzt keine medizinische oder individuelle Rechtsberatung.

Die kontobezogene Speicherung und spätere Wiederverwendung von Gesprächen und passenden Dokumentanalysen als Kontext ist eine separat wählbare Funktion. Sie ist standardmäßig ausgeschaltet und wird nur nach Ihrer gesonderten Zustimmung aktiviert. Ohne diese Zustimmung werden keine Gespräche dauerhaft gespeichert und keine früheren Dokumentanalysen für den Chat abgerufen.

Bei aktivierter Erinnerung werden Fragen, Antworten, Gesprächskennung, Sprache, Zeitpunkte und relevante Kontextinformationen in Ihrem Konto gespeichert. Erforderliche Ausschnitte früherer Gespräche und Dokumentanalysen können für spätere Antworten ebenfalls an Claude übermittelt werden. Sie werden nicht mit anderen Nutzern geteilt und nicht zum Training eigener KI-Modelle verwendet.

Mit /memory (auf Türkisch auch /hafıza) können Sie gespeicherte Fragen ansehen. /forget (auch /unut) löscht und deaktiviert die Gesprächserinnerung; /remember (auch /hatırla) fragt erneut nach Ihrer Zustimmung. Die Löschung der Gesprächserinnerung löscht nicht Ihre gespeicherten Dokumente. Die Erinnerung ist im Datenexport enthalten und wird bei der Kontolöschung entfernt.

Öffentliche Nachrichtenquellen und überprüftes allgemeines Wissensmaterial werden von privaten Nutzerdokumenten getrennt behandelt. Private Dokumente werden nicht automatisch als öffentliche Wissensbasis veröffentlicht.

6. Cloud-Speicherung, Speicherkontingente und Fristen

Registrierte Konten erhalten ein kostenloses Cloud-Kontingent von 30 MB. Nach dem ersten bezahlten Credit-Paket beträgt das Kontingent insgesamt 100 MB und bleibt während des bestehenden Kontos unabhängig vom verbleibenden Credit-Guthaben erhalten. Während eines aktiven BriefAsist-Plus-Abonnements beträgt das gesamte Kontingent 250 MB. Gesonderte aktive Cloud-Pakete behalten ihre vereinbarte Kapazität. Diese Zahlen beschreiben die Produktkontingente; sie sind keine datenschutzrechtliche Speicherfrist.

Dokumente, Analysen, gespeicherte Entwürfe, Vorgänge und bestätigte oder von Ihnen manuell angelegte Fristen bleiben grundsätzlich gespeichert, bis Sie sie löschen, das Konto gelöscht wird oder eine andere mitgeteilte Aufbewahrungsregel greift. Nur lokal gespeicherte Formularentwürfe und Formularantworten werden beim Abmelden oder Wechsel des Kontos vom Gerät entfernt.

Fristenerinnerungen können nach Ihrer Auswahl über Push-Dienste zugestellt werden. Dabei werden Push-Token und der jeweilige Benachrichtigungstext verarbeitet. Benachrichtigungen können Sie in den Einstellungen verwalten.

Das Ausblenden eines Dashboard-Hinweises wird als kontobezogene Einstellung gespeichert. Es löscht weder die Frist noch das Dokument und storniert keine eingerichtete Erinnerung.

7. Empfänger und Kategorien von Empfängern

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, soweit dies für die von Ihnen genutzten Funktionen, die Vertragsdurchführung, gesetzliche Pflichten oder eine anderweitig rechtmäßige Verarbeitung erforderlich ist. Je nach Funktion können folgende Empfänger beziehungsweise Empfängerkategorien beteiligt sein:

• Supabase: technische Bereitstellung von Benutzerkonten, Datenbankfunktionen und privatem Dokumentenspeicher. Die Verarbeitung erfolgt in einer EU-Region.

• Anthropic (Claude API): KI-gestützte Analyse, Übersetzung, Erklärung sowie gewählte Brief- und Formularhilfe. Dabei werden die für die jeweilige Funktion erforderlichen Dokumentinhalte, Angaben oder Gesprächsausschnitte verarbeitet. Einzelheiten stehen in den Abschnitten 4 und 5.

• Google Cloud Vision, soweit eingesetzt: Texterkennung der erforderlichen Dokumentseiten. Die nachfolgende KI-Auswertung erfolgt über Claude, nicht über Google Gemini.

• Hosting- und Infrastruktur-Dienstleister: Betrieb der Webanwendung, Schnittstellen, Hintergrundverarbeitung und technische Bereitstellung. Hierzu können Verbindungs- und Betriebsdaten sowie – soweit für die jeweilige Funktion erforderlich – personenbezogene Anwendungsdaten gehören.

• Zahlungsdienstleister und App-Store-Betreiber: Abwicklung von Käufen, Abonnements, Zahlungsbestätigungen, Erstattungen und Abrechnungsnachweisen. Die konkret beteiligte Stelle hängt vom gewählten Kaufkanal ab.

• Anmelde- und Plattformanbieter: Abwicklung einer von Ihnen gewählten Anmeldung über einen externen Anbieter sowie gegebenenfalls Betriebssystemfunktionen.

• Push-Benachrichtigungsdienste: Zustellung von Nachrichten und Erinnerungen an Ihre Geräte; hierfür können Push-Token und Benachrichtigungsinhalte verarbeitet werden.

• Werbedienstleister: Auslieferung und gegebenenfalls Messung von Anzeigen im Rahmen der hierfür geltenden Rechtsgrundlagen und Einwilligungen (siehe Abschnitt 9).

Dienstleister können als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO oder – insbesondere bei Zahlungs- und Plattformdiensten – als eigenständig Verantwortliche handeln. Maßgeblich sind die tatsächlichen Verarbeitungsabläufe und Verträge. Eine Weitergabe zu eigenen Werbezwecken aus dem Inhalt Ihrer privaten Dokumente erfolgt nicht.

Auskunft über konkrete Empfänger: Auf Anfrage teilen wir Ihnen nach Maßgabe von Art. 15 DSGVO die konkreten Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten mit, soweit diese feststehen und die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen. Wenden Sie sich dazu an die in Abschnitt 1 genannte Kontaktadresse.

8. Übermittlung in Drittländer

Bei einzelnen Dienstleistern können Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den USA, verarbeitet werden. Soweit erforderlich, erfolgen solche Übermittlungen auf Grundlage eines einschlägigen Angemessenheitsbeschlusses nach Art. 45 DSGVO, einschließlich einer gültigen Zertifizierung im EU-U.S. Data Privacy Framework, soweit anwendbar, oder geeigneter Garantien wie Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO.

Informationen zu den jeweils einschlägigen Übermittlungen und Garantien sowie eine Kopie der Garantien können Sie über die in Abschnitt 1 genannte Kontaktadresse anfordern.

9. Werbung und Einwilligungen

In kostenlosen Bereichen der mobilen App und vor bestimmten manuell erzeugten PDF-Ausgaben kann Werbung über Google AdMob erscheinen. KI-Analysen und andere KI-Credit-Vorgänge sind werbefrei; während eines aktiven Plus-Abonnements ist die Anwendung werbefrei. Die Web-Anwendung ist ebenfalls werbefrei.

Zur Auslieferung und technischen Messung von Werbung kann Google Gerätekennungen, Werbe-IDs, IP-Adressen und Informationen zur Anzeigeninteraktion verarbeiten. Vor nicht notwendigen Zugriffen auf Endgeräteinformationen oder einwilligungsbedürftigen Verarbeitungen wird die erforderliche Einwilligung abgefragt (insbesondere nach DSGVO und § 25 TDDDG). Eine Ablehnung wird nicht als Einwilligung behandelt.

Die Anzeigen werden ohne von BriefAsist bereitgestellte Personalisierungsmerkmale angefordert. Auch bei solchen Anzeigen können technische Daten verarbeitet werden. Inhalte Ihrer Dokumente, Analysen und Formulare werden nicht für die Auswahl von Anzeigen übermittelt.

Eine nicht erteilte Werbeeinwilligung oder eine nicht verfügbare Anzeige verhindert nicht die Erstellung des angeforderten PDFs. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Google finden Sie unter https://policies.google.com/privacy.

10. Speicherdauer und Löschung

Konto-, Profil-, Dokument-, Analyse- und Entwurfsdaten werden grundsätzlich bis zur Löschung durch Sie oder bis zur Kontolöschung aufbewahrt, sofern keine gesondert mitgeteilte Frist oder gesetzliche Pflicht entgegensteht. Nicht abgeschlossene Uploads werden nach Ablauf der Upload-Sitzung verworfen.

Nach bestätigter Kontolöschung werden Nutzerinhalte innerhalb von 24 Stunden aus aktiven Systemen entfernt. Sicherungskopien können technisch bedingt länger bestehen und werden nicht für die gewöhnliche Verarbeitung verwendet. Wird eine Sicherung wiederhergestellt, wird die Löschung erneut angewendet. Die 24-Stunden-Frist ist keine Zusicherung der physischen Löschung sämtlicher Sicherungskopien.

Steuer- und handelsrechtlich erforderliche Kaufunterlagen können über die Kontolöschung hinaus für die jeweils gesetzlich vorgeschriebene Dauer aufbewahrt werden. Die Verknüpfung mit dem gelöschten Benutzerkonto wird aufgehoben.

Einwilligungsnachweise werden während der Kontonutzung und nach einer Kontolöschung bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach der Löschung aufbewahrt, um die Erklärung nachweisen zu können. Zur Zuordnung wird ein mit einem geheimen Schlüssel gebildeter Hashwert statt der E-Mail-Adresse verwendet.

Zur Vermeidung wiederholter Inanspruchnahme des kostenlosen Kontingents wird ein pseudonymisierter Nutzungsnachweis mit einem solchen Hashwert für 12 Monate nach Kontolöschung gespeichert. Bei einer Zahlungsrückbuchung ohne Erstattungsanspruch oder einer als betrügerisch eingestuften Rückerstattung kann ein Sperrvermerk mit Hashwert, Sperrgrund und Zahlungsreferenz für bis zu drei Jahre gespeichert werden. Die E-Mail-Adresse selbst wird in diesen Nachweisen nicht aufbewahrt. Rechtsgrundlage ist das in Abschnitt 3 beschriebene berechtigte Interesse; Sie können dieser Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen.

Push-Token werden gespeichert, bis Sie die entsprechende Benachrichtigungsfunktion abschalten, sich das Token ändert oder Ihr Konto gelöscht wird.

11. Widerruf der Einwilligung für sensible Dokumente

Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

Der Widerruf der gesonderten Einwilligung für sensible Dokumente sperrt weitere Dokument-Uploads. Nach Ihrer ausdrücklichen Bestätigung werden die hochgeladenen Dokumente und die zugehörigen Analysen, Fristen, Formularentwürfe und gegebenenfalls mit diesen Dokumenten verknüpften Chatdaten gelöscht. Ihr Benutzerkonto und davon unabhängige Funktionen bleiben erhalten. Vor der Bestätigung wird auf die konkreten Folgen hingewiesen; eine erneute Einwilligung ist möglich.

Die optionale Gesprächserinnerung können Sie unabhängig davon gemäß Abschnitt 5 löschen und deaktivieren. Soweit eine weitere Aufbewahrung gesetzlich vorgeschrieben ist oder auf einer anderen tragfähigen Rechtsgrundlage beruht, gelten die gesetzlichen Anforderungen.

12. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch (Art. 21) und Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3).

In den Einstellungen können Sie unter anderem Ihre Daten exportieren, Benachrichtigungen verwalten, die gesonderte Einwilligung für sensible Dokumente widerrufen und die Kontolöschung beantragen. Für weitere Anliegen kontaktieren Sie uns unter info@briefasist.com.

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere bei Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Hannover.

13. Technische Sicherheit

Für die Übertragung werden verschlüsselte Verbindungen verwendet. Dokumente werden in privaten Speicherbereichen verwaltet; Zugriffe sind an die Berechtigung des jeweiligen Benutzerkontos gebunden. Weitere Schutzmaßnahmen umfassen Berechtigungsprüfungen und zeitlich begrenzte Zugriffe auf gespeicherte Dateien. Absolute Sicherheit kann nicht zugesichert werden.

14. Minderjährige

BriefAsist richtet sich an Personen ab 18 Jahren und ist nicht auf die eigenständige Registrierung Minderjähriger ausgelegt.

Angaben über Familienmitglieder, einschließlich minderjähriger Kinder, können in von Ihnen hochgeladenen Dokumenten sowie in den freiwilligen Profil- und Formularfunktionen verarbeitet werden. Hierfür gelten die beschriebenen Rechtsgrundlagen und Schutzmaßnahmen.

15. Pflichtangaben und lokale Speicherung

Für ein Benutzerkonto wird eine E-Mail-Adresse benötigt. Zusätzliche Profildaten sind grundsätzlich freiwillig, können aber für bestimmte Formulare erforderlich sein. Ohne Dokumentbereitstellung ist eine Analyse dieses Dokuments nicht möglich.

Technisch notwendige lokale Speicherungen dienen unter anderem Anmeldung, Sprache, Design und Entwurfsfunktionen. Im Browser werden dafür lokale Speicherbereiche verwendet. Für nicht notwendige Zugriffe auf Informationen im Endgerät gelten die in Abschnitt 9 beschriebenen Einwilligungsanforderungen nach § 25 TDDDG.

16. Änderungen und Sprachfassungen

Die aktuelle Fassung mit Stand und Versionsnummer ist in der Anwendung und unter https://briefasist.com/privacy abrufbar. Wesentliche Änderungen werden in geeigneter Weise mitgeteilt; soweit erforderlich, werden neue Einwilligungen eingeholt. Bei wesentlichen Änderungen dieser Erklärung bitten wir Sie in der App erneut um Bestätigung.

Maßgeblich ist die deutsche Fassung. Wenn keine Übersetzung in Ihrer gewählten Sprache vorliegt, wird das deutsche Original mit einem entsprechenden Hinweis angezeigt.

Stand: 12.10.2026 · Version 1.5.0. Die Datenschutzhinweise für diese Website finden Sie unter /datenschutz/.